申请备用金专用表格模板设计及填写指南

备用金是企业为满足日常零星开支需要而预留在单位内部的资金。申请备用金时，规范、详尽的申请表格能够帮助财务部门准确、高效地处理申请，确保资金使用的合规性与合理性。以下是一份适用于企业内部备用金申请的专用表格模板设计及填写指南。

一、表格模板设计

1. 表格名称：“企业备用金申请表”

2. 表格结构：

（1）申请人信息：包括申请人姓名、部门、职位、联系电话等。

（2）申请日期：填写提交申请的具体日期。

（3）备用金用途：详细列明备用金的具体用途，如差旅费、办公用品购置、零星采购等。

（4）预计金额：根据备用金用途，预估所需备用金总额。

（5）预计使用期限：预计从领取备用金到报销结算的期限。

（6）审批意见：由直接上级、财务部门负责人等依次签署审批意见。

（7）备用金领取记录：领取备用金后，由财务部门填写实际领取金额、领取日期等信息。

（8）报销结算记录：备用金使用完毕后，由财务部门填写报销金额、报销日期、剩余金额（如有）等信息。

二、填写指南

1. 申请人信息：准确填写申请人姓名、所在部门、职位及联系电话，确保财务部门能及时与申请人沟通。

2. 申请日期：填写提交备用金申请的实际日期，便于财务部门追踪申请进度。

3. 备用金用途：详细列出备用金的具体用途，尽量具体到每一笔支出，如出差目的地、出差日期、预计交通费、住宿费、餐饮费等。对于办公用品购置，需列出具体物品名称、数量、单价及总价。确保用途描述清晰、合理，避免笼统、含糊。

4. 预计金额：根据备用金用途，精准预估所需备用金总额。避免过高估计导致资金闲置，过低估计导致备用金不足。

5. 预计使用期限：根据备用金用途及企业财务制度，合理预计从领取备用金到报销结算的期限。确保在期限内完成报销，避免逾期未报导致财务核算困难。

6. 审批意见：申请人填写完申请表后，提交给直接上级审批。上级应根据申请内容及企业财务制度，判断申请是否合理、合规，签署审批意见。随后，申请表递交给财务部门负责人，由其进行进一步审批。

7. 备用金领取记录：财务部门审核通过后，申请人领取备用金。财务部门在申请表上填写实际领取金额、领取日期等信息，作为备用金出库凭证。

8. 报销结算记录：申请人使用备用金完毕后，应及时整理相关票据，提交财务部门报销。财务部门审核票据无误后，填写报销金额、报销日期、剩余金额（如有）等信息，完成报销结算。剩余金额（如有）应退还财务部门，或用于抵扣后续备用金申请。

三、注意事项

1. 诚实守信：申请人应如实填写备用金申请表，不得虚报、瞒报备用金用途及金额，不得挪用备用金用于非公用途。

2. 及时报销：申请人应按照预计使用期限，及时整理票据，提交财务部门报销。逾期未报可能导致财务核算困难，影响企业财务管理。

3. 保管好原始凭证：申请人领取备用金后，应妥善保管相关票据，作为报销凭证。遗失票据可能导致无法报销，需自行承担相应损失。

4. 保密原则：申请人及财务部门应严格遵守企业保密制度，不得泄露备用金申请及使用情况等敏感信息。

总结来说，设计规范、详尽的备用金申请表格，有助于企业规范备用金管理，提高资金使用效率。申请人应按照填写指南，准确、详细填写申请表，遵守诚实守信、及时报销、保管好原始凭证、保密原则等注意事项，确保备用金申请及使用的合规性与合理性。财务部门应严格审核申请表，及时办理备用金领取及报销手续，确保企业备用金管理的有效运作。